Automatisation : Processus d’envoi de documents

Découvrez comment notre expertise en automatisation a transformé le processus de gestion des envois de documents pour un organisme de formation. Grâce à des outils tels qu’Airtable et Zapier, nous avons optimisé la collecte de données, la génération de documents et simplifié l’envoi automatisé. Ainsi, nous avons pu proposer à notre client une solution efficace et personnalisée. Visualisez les étapes clés de notre projet, de la création de la base de données en passant par l’accompagnement à la prise en main et comment cette approche peut également bénéficier à votre entreprise.

 

 

Objectifs

Notre client, organisme de formation, souhaitait automatiser une série de tâches manuelles :

  • L’alimentation de données clients
  • La génération de documents d’inscription à la formation au format .doc puis .pdf.
  • L’envoi de mails au client avec les documents PDF d’inscription à la formation en pièce jointe

 

Base de données

Avec Airtable, nous avons créé une base de données qui rassemble le portefeuille client.

 

Formulaire en ligne

Grâce à cette fonctionnalité de Airtable, le formateur remplit les données de chacun de ses élèves (nom, prénom, coordonnées, etc.).
Une fois que la personne finalise en appuyant sur le bouton, la base de données est actualisée avec un nouvel enregistrement.

 

Génération automatique de documents

Les documents sont générés automatiquement pour ce nouveau client à partir des modèles présents sur Google Docs, avec ses informations personnelles. Ensuite, les documents sont générés automatiquement au format PDF via une automatisation Airtable et stockés sur Google Drive.

 

Mise au format PDF et envoi automatisé au client

Avec la plateforme Zapier, les documents au format PDF sont envoyés au client par mail automatiquement.

 

Roadmap

La roadmap se déclinait de la manière suivante :

  • Création de la base de données
  • Elaboration du formulaire
  • Automatisation de l’alimentation de la base de données
  • Réalisation des maquettes sur Google docs
  • Mise en place de l’automation via Zapier
  • Tests et ajustements

A ce stade, notre client a pu simuler des remplissages de formulaires fictifs et vérifier que les mails envoyés correspondaient à ses attentes.

  • Accompagnement à la prise en main

Durant tout le déroulement de la mission, nous avons échangé régulièrement avec le client pour valider chaque étape et répondre aux éventuelles questions. Par ailleurs, nous avons fourni un guide utilisateur pour faciliter la prise en main.

 

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