Découvrez comment notre expertise en automatisation a transformé le processus de gestion des envois de documents pour un organisme de formation. Grâce à des outils tels qu’Airtable et Zapier, nous avons optimisé la collecte de données, la génération de documents et simplifié l’envoi automatisé. Ainsi, nous avons pu proposer à notre client une solution efficace et personnalisée. Visualisez les étapes clés de notre projet, de la création de la base de données en passant par l’accompagnement à la prise en main et comment cette approche peut également bénéficier à votre entreprise.
Table des matières
Objectifs
Notre client, organisme de formation, souhaitait automatiser une série de tâches manuelles :
- L’alimentation de données clients
- La génération de documents d’inscription à la formation au format .doc puis .pdf.
- L’envoi de mails au client avec les documents PDF d’inscription à la formation en pièce jointe
La solution pour automatiser le processus d’envoi de document
En tenant compte des habitudes de notre client et des logiciels qu’il utilise déjà au quotidien, les outils suivants ont été sélectionnés :
- Airtable : Cette plateforme No Code permet de stocker toutes les informations relatives à chaque client
- Google Suite : Tous les collaborateurs l’utilisent au quotidien et ont souhaité le conserver
- Zapier : Cet outil No Code fait la liaison entre Airtable et Google Suite pour déclencher les différentes actions : alimenter les données, remplir les templates de documents, générer les PDF et les envoyer
Étape 1 – Créer la base de données
Avec Airtable, nous avons créé une base de données qui rassemble le portefeuille client.
Étape 2 – Réaliser le formulaire en ligne
Grâce à cette fonctionnalité de Airtable, le formateur remplit les données de chacun de ses élèves (nom, prénom, coordonnées, etc.).
Une fois que la personne finalise en appuyant sur le bouton, la base de données est actualisée avec un nouvel enregistrement.
Étape 3 – Générer automatiquement des documents
Les documents sont générés automatiquement pour ce nouveau client à partir des modèles présents sur Google Docs, avec ses informations personnelles. Ensuite, les documents sont générés automatiquement au format PDF via une automatisation Airtable et stockés sur Google Drive.
Étape 4 – Mettre au format PDF et automatiser l’envoi au client
Avec la plateforme Zapier, les documents au format PDF sont envoyés au client par mail automatiquement.
Roadmap pour automatiser le processus d’envoi de documents
La roadmap se déclinait de la manière suivante :
- Création de la base de données
- Élaboration du formulaire
- Automatisation de l’alimentation de la base de données
- Réalisation des maquettes sur Google docs
- Mise en place de l’automation via Zapier
- Tests et ajustements
À ce stade, notre client a pu simuler des remplissages de formulaires fictifs et vérifier que les mails envoyés correspondaient à ses attentes.
- Accompagnement à la prise en main
Durant tout le déroulement de la mission, nous avons échangé régulièrement avec le client pour valider chaque étape et répondre aux éventuelles questions. Par ailleurs, nous avons fourni un guide utilisateur pour faciliter la prise en main.
Les résultats de l’automatisation du processus d’envoi de documents
En automatisant la génération et l’envoi de documents, nous avons permis à l’entreprise de traiter 100% des inscriptions chaque jour. Ainsi, les collaborateurs ont pu dédier 2h30 à d’autres tâches comme le service après-vente ou l’accompagnement aux formateurs. Enfin, à la surprise générale, nous avons pu constater une réduction de 25% des retards de paiement, étant donné que les documents sont envoyés directement après l’inscription, sans erreur et à la bonne personne.
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